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もうプレゼンなんて怖くない〜大学生・新卒向けパワーポイント講座〜

もうプレゼンなんて怖くない〜大学生・新卒向けパワーポイント講座〜

こんちは!杉山です。

大学生以降になるとプレゼンテーションの機会が増えますよね。

(プレゼンテーションとは何かしらの発表のことを指します。)

このプレゼンテーションの時こそパワーポイントは役立ちます。

またそれだけでなく、会議とかのちょっとした資料作りにも役立ちます。

 

このパワーポイントは沢山の機能がある反面、基礎的なところを知らないと使うのがとても難しいですよね。

「ここがうまくできない!」や「ここはどう動かすのか?」という悩み、あると思います!

しかも、それが基礎的なものであればあるほど人に聴きにくいものだと思います。

 

この記事ではパワーポイントの基礎を紹介していきます。

パワーポイントの基礎をマスターして、今まで聞けなかった悩みを解決していきましょう!

[1]入門編

[1-1]パワーポイントを使う際の注意点

最初に、パワーポイントを作る前に、プレゼンテーションの骨組み・進め方をしっかり決めておきましょう。

これを怠ると、いくら見やすくても何が書いてあるスライドかわからなくなってしまうので要注意です。

次に先ほども言った通り、パワーポイントは『紙芝居』です。

なので、ワードを使う時よりも、文章は大幅に少なくしましょう。

かと言って情報量を少なくしてはいけません。

スライドにあげるのはタイトルやキーワードのみの方が好ましいです。

足りない部分は言葉で補いましょう。

最後にパワーポイントを作る時に心がけることはいかに見やすく作るかです。

これは基本原則と言っても過言じゃありません!

[1-2]デザインは一つじゃない!

パワーポイントを開くと無地のものから派手なものまでたくさんのデザインものがあります。

これは全て無料で使えます。自分にあった、気に入ったデザインを選んでください。

ちなみにこのデザインなんですが後から変えることもできます。

【デザインの変え方】

  1. 『デザインタブ』をクリック
  2. 左側に他のデザインか出でくるので変更したいものをクッリク
  3. 変更完了!

この時、入力した文字はそのまま残るのでご安心を!(画像1、2、3、4)

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画像1

 

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画像2

 

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画像3

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画像4

 

ちなみに・・・右側には、現在使っているデザインの色違いが出てくるようなっていますので是非試して見てください(画像5)

work_20161219_4

画像5

 

[1-3]新しいスライドを作ってみよう

さて、タイトルページが出来たら、次に本文をっと・・・

でも新しいスライドってどこで作るのでしょうか?

【新しいスライドの作り方】

  1. 『ホームタブ』→「新しいスライド」をクリック
  2. 《タイトルと本文のみのスライド》が作られます。

    work_20161219_5

    画像6

それ以外のスライドを使いたい場合

  1. 「新しいスライド」ボタンの上の逆三角マークをクリック
  2.  他のバリエーションのスライドが出てきたので選択してください。
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画像7

ここまでで入門編は終わりです

次は実際に文を書いてみましょう

[2]基礎編

[2-1]文章を入力していこう

[a]アウトラインをサクサク作ろう

アウトラインとは話の骨組みやおおよその構成のことです。

例えば会議の資料などを作っている時、「最初に○○について話して、次に△△の話をして、最後に□□を提案しよう」という風に考えていると思います。

そう、これを書き出したのがアウトラインなのです。

ところでこのアウトライン、実はパワーポイントに直接まとめることができるのです!

但し、アウトラインを使って作成したスライドは、すべて「タイトルと本文のみ」のレイアウトになるので注意してください。

【アウトラインの表示の仕方・作り方※例としてこの記事の構成を取り上げます。】

  1. 『表示ダブ』の「アウトライン表示」をクリック
    これで、アウトラインを打ち込めるアウトラインペインが表示されます
    ※元のスライド一覧に戻したい場合は隣の「標準」をクリックすると戻ります。
    →大まかな構成が決まっている場合
  2. アウトラインペイン(=アウトライン実際に入力するところです。下図の左半分がアウトラインペインです)の一番上にタイトルを打ち込む
    ※新しいスライドは[Enter]で作成できます。
  3. 小タイトルや項目を入力していく
  4. 細かい内容を打ち込んでいく
    work_20161219_7

    画像8

※アウトラインレベルを下げた状態です。

【アウトラインレベルとは】

例えば、第1章ー第1節ー第1項というように文章が構成されているとします。この上から「章→節→項」に並んでるのが《レベル》と言います。つまりアウトラインレベルを下げるというのは章→節に移ることを言います。

【アウトラインレベルを変える方法】

上げる [Shift]キー+[tab]キー

下げる 改行して[tab]キー

→構成が決まっていない場合

このような時は項目の分類関わらず、書き出してください

 書き出せたら、アウトラインレベルを活用し、分類を行なってください

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画像9

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画像10

   

アウトラインを活用すると、文字の打ち込みや小見出し付けが簡単に行えます。

スライドのレイアウトも工夫して活用してください。

[2-2]挿入を使おう

[a]グラフ・表を挿入して見やすい統計を

まずグラフの挿入から紹介したいと思います。

  1. 『挿入タブ』のグラフをクリックします
  2. グラフの種類が沢山あるので好きなものを選択してください
  3. グラフが挿入されました。

なお数値・項目名を変えたい場合は、グラフを選択した際にExcelが同時に起動しますので、エクセルの方で調整を行なってください。

エクセルの方で変更すると、グラフにも反映されます。

また、グラフの色を変えたい場合は、グラフをクリックすると上のタブに「グラフのデザイン」が追加されるので、そこで変更してください。

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画像12

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画像13

 

次に表の挿入です。

  1. 『挿入』タブの表をクリック
  2. マス目が沢山出てくるので縦横好みのマス目数を範囲指定します。
  3. クリックして表の挿入ができます
  4. 表への文字入力は、表を直接クリックすることによってできます。

また、こちらもグラフ同様に、表をクリックすると上のタブに「テーブルのデザイン」が追加されるので、そこで色などを変えることができます。

[b]画像を入れて華やかに

画像は『挿入タブ』の写真から挿入します。

「写真」をクリックしたら、ファイルから入れたい写真を選び、挿入します。

こちらも先程と同様、上のタブに「図の書式設定」が追加されます。

このタブでは写真の色を変えたり、フレームをつけたりと簡単な加工も行えます。

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画像14

[c]動画・音声をつけてわかりやすく

動画は『挿入タブ』のビデオ、音声はオーディオから挿入します。

画像の場合と同じようにファイルから挿入したいものをクリックしてください。

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画像15

 

【注意点】

「パワーポイントデータ」と「ビデオや音声のデータ」は同じところに保存してください。

ビデオや音声の挿入はあくまでリンクです。

なので同じ場所にないと再生できません

さて挿入ができると、上のタブに新たに編集できるタブが追加されます。

ここで開始のタイミングやフレームなど編集してください。

また音声のみ、バックグラウンドで再生することができます。

[2-3]スライドに動きをつけてみよう

[a].アニメーションを活用しよう

パワーポイントにおけるアニメーションは「文字や図の表示・非表示に動き」を付けることを指します。

ただ、文字を映すだけでなく、話の流れに沿って、文字を写しだしたり消したりできるのです。

さて、このアニメーションですが『アニメーションダブ』から編集できます。

  1. 『アニメーションタブ』をクリック
  2. アニメーションを付けたい文字を範囲指定・図をクリック
  3. 上のタブにアニメーションの種類が沢山出てくるので、好きなものを選ぶ

沢山種類があるので色々試してみてください

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画像16

【アニメーションタブの説明】

一番左はプレビューで実際に動きの確認ができます。

その隣がアニメーションの種類で、バージョンによっては一まとまりになっている時もあります。

そして一番右がタイミングの設定です。

何秒後に動き出すかの設定や、どのタイミングで始まるかの設定ができます。

【アニメーションの順番変更】

一度決まってしまったアニメーションでも順番を変えることができます。

アニメーションを付けた文字や図の隣に番号が振ってあるのでそこをクリックします。

すると、画面の右側にアニメーションの順番が書き出されてる表が表示されます。

その表で順番を変えたい番号のアニメーションをドラッグして入れ替えてください。

[b]「画面切り替え」で飽きさせない

「画面切り替え」はスライドを変える時、つまり紙芝居でいうと紙を一枚めくる時に使います。

効果として、スライドが変わるその動作にアニメーションが付きます。

また、一つ一つアニメーションを付けたスライドより、グラフなどが貼ってあるだけのスライドにつけるのが効果的です。

  1.  画面切り替えを付けたいスライドをクリック
  2. 『画面切り替えタブ』をクリック
  3. 簡単なものから少し凝ったものまでデザインがあるので沢山試してください

※少し派手なものもあるので、全体とのバランスも確認してください。

確認の仕方は『スライドショーダブ』の「最初から再生をクリック」するとスライドが再生します。

また「リハーサル」をクリックすると実際のスピードも測れ、記録を保存するとクリックのタイミングではなく、そのタイミングでスライドやアニメーションが変わります。

[2-4]ノートを使ってみよう

スライドとは直接関係ないのですが、アウトラインペインを表示したとき、スライドの下に「クリックしてノートを入力」という部分があったと思います。

これを「ノートペイン」と言います。

このノートペインの活用方法として、スライドを作りながら実際の原稿も作成できるという点です。

ノートの書き方は箇条書きでも実際の文章でも構いません。

 

また、このノートはスライドと一緒に印刷することができます。

【印刷の仕方】

  1. 「ファイル」から印刷をクリック
  2. 「詳細を表示」をクリック
  3. 「レイアウト」の「メモ」を選択するとノートも一緒に印刷できます

[3]まとめ

いかがでしたでしょうか?

パワーポイントの奥の深さに私自身とても驚いています。

なかなか慣れるまでが大変だと思いました。

しかし、知っているのと知らないのでは大違いですし、この技術があれば、プレゼンテーションも一気に質の高いものになると思います。何より自信が付きます。

ぜひ皆さんも挑戦してみてください!

ABOUT THE AUTHOR

杉山夏子
プログラマーになるため、プログラミングやIT業界について勉強中の大学生。2016年秋からセルリアを含むIT企業2社でインターンに参画。
趣味は文章を書くこととカラオケ。
ワークナレッジでは演劇や大学生活で培った経験から「新しい発見」を届けられることを目指します!

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